Bentuk dan Jenis Surat. Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Fungsi surat adalah sebagai berikut. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan, Alat bukti tertulis, misalnya: surat perjanjian, Alat untuk mengingat, misalnya: surat yang diarsipkan, Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah, Pedoman kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah. Adan beberapa format surat yang kita kenal saat ini.
Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
- bentuk lurus penuh (full block style)
- bentuk lurus (block style)
- bentuk lekuk (indented style)
- bentuk setengah lurus (semiblock style)
- bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.
Jenis-jenis Surat
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
- Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
- Tidak menggunakan nomor surat
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
- Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran. Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
- Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
- Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
- Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
- Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
- Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu.
Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
4. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
- Tempat dan tanggal penulisan surat
- Perihal
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Pembuka surat
- Tujuan surat lamaran pekerjaan
- Identitas pelamar
- Penutup surat
- Tanda tangan dan nama jelas pelamar
- Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
- Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
- Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
- Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
- Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
- Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
- Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.
5. Surat Undangan
Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan (resmi)
a. Kepala Surat
- nama badan usaha,
- alamat badan usaha,
- nomor telepon,
- kotak pos,
- identitas lainnya,
- tanggal surat,
- nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
- salam pembuka
- alasan,
- hari dan tanggal,
- waktu,
- tempat,
- acara.
c. Penutup/Kaki Surat
- nama badan usaha,
- jabatan,
- nama jelas
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar ” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama. Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Macam surat edaran:
- Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepadas eluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional (2) edaran tentang sensus penduduk (3) edaran tentang Pemilu
- Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaanmembuat edaran tentang: (1) petunjuk kenaikan kelas (2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
- Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2)Surat edaran umum adalah suratedaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari keseluruh lapisan masyarakat / khalayak.
