Entri Data Peserta Didik

Software baru Aplikasi Pendataan Dikdas Tahun Ajaran Baru 2013/2014 sudah diluncurkan. Setelah beberapa waktu lalu aplikasi ini mengupdate versinya menjadi Aplikasi Pendataan Dikdas v1.13.0.1 Plus 2. Versi terbaru v.2.0.2 yang telah diluncurkan tersebut, tampilannya berbeda dengan versi sebelumnya. Perubahan versi tersebut juga mengubah cara input data pada aplikasi. Pada aplikasi versi 13.01 terdapat fungsi export import excel. Kelebihannya adalah pengguna dapat mengentri data di Ms. Excel tanpa harus mengerjakan langsung di aplikasi, selain itu proses ini juga dapat mempercepat pengerjaan entri data. Namun masih ada beberapa kekurangan yakni proses export import ini masih rentan merusak data jika tidak digunakan secara tepat  Sepengetahuan saya, pada aplikasi terbaru tersebut input data harus langsung dalam aplikasi. Berikut ini saya mencoba memberikan sedikit pengetahuan tentang cara input data pada v.2.0.2.

Yang pertama adalah cara input data pada menu peserta didik. Menu peserta didik adalah formulir isian elektronik peserta didik. Pada Formulir peserta didik ini anda dapat mengisi/melengkapi data-data individual peserta didik. Berikut adalah menu tampilan awal Peserta Didik.

Pada Aplikasi Dapodik ini, peserta didik memiliki kolom status. Kolom status ini menunjukkan status terdaftar peserta didik di sekolah. Pada aplikasi versi sebelumnya, fasilitas ini terdapat di rombongan belajar namunpada aplikasi versi sekarang fasilitas ini langsung ada di menu Peserta Didik. Terdapat tiga macam status peserta didik, yaitu:

No.	Tanda	Status
1.		Siswa sudah berhasil diinputkan di menu peserta didik, namun statusnya belum terdaftar di sekolah.
2.		Siswa sudah terdaftar di sekolah
3.		Siswa sudah keluar dari sekolah.

Untuk melakukan penambahan dan perubahan data Anda dapat menggunakan toolbar yang telah disediakan di menu Peserta Didik. Berikut adalah tombol-tombol utama yang ada di Menu Peserta Didik dan fungsi masingmasing tombolnya:

1. Tambah

Untuk menambah grid pada pengisian Peserta Didik baru.

2. Ubah

Untuk membuka jendela rincian data Peserta Didik.

3. Simpan

Untuk menyimpan perubahan data yang sudah di.

4. Hapus

Menghapus data peserta didik secara permanen.

5. Status Registrasi

Menentukan status siswa di sekolah, dengan tampilan sebagai berikut:

Catatan : untuk menampilkan status registrasi peserta didik klik dahulu salah satu baris sehingga tidak muncul pesan kesalahan.

Untuk mutasi peserta didik dapat dilakukan dengan cara seperti gambar di bawah ini.

Pilih salah satu siswa yang akan dimutasi, lalu klik tombol registrasi. Pilih alasan mutasi (lulus, mutasi, dikeluarkan, mengundurkan diri, putus sekolah, wafat, hilang atau lainya). Masukan tanggal siswa dikeluarkan bisa dengan cara mengetikan langsung dengan format tanggal dd/mm/yyyy, atau menggunakan fasilitas kalender yang ada. Setelah selesai pilih save and close. Siswa yang dimutasi tersebut akan masuk ke halaman "PD Keluar".

Input Data

Untuk menginput data peserta didik baru menggunakan menu [Tambah]. Dalam penginputan data Peserta Didik Terbaru dari Aplikasi Dapodik ini, terdapat prosedur yang baru dimana sebelum data peserta didik berhasil diinputkan data akan ditampung terlebih dahulu oleh fasilitas penampung data peserta didik dengan tampilan sebagai berikut:

Penampung data peserta didik berfungsi untuk menampung data peserta didik yang baru diinputkan. Data tersebut tidak akan langsung terinput di database aplikasi melainkan melalui fasilitas penampung ini data akan dicek terlebih dahulu di server terlebih dahulu apakah data peserta didik sudah ada atau belum. Apabila sudah ada, maka data yang akan masuk di database adalah data yang diberikan dari server dengan rincian data yang lengkap sehingga operator tidak perlu menginputkan lagi data rincian peserta didik. Namun apabila setelah data dicek di server namun tidak ada data yang sesuai/sama, maka data yang diinputkan bisa langsung dimasukkan ke dalam tabel utama peserta didik di aplikasi dengan cara klik tombol [Pindahkan ke Tabel Utama] yang ada di pojok kanan atas. Fasilitas penampung ini meminimalisir adanya duplikasi data di SD dan SMP. Terutama bagi peserta didik pindahan dan SMP apabila sudah terdapat data di sekolah yang lain, maka di sekolah barunya hanya cukup menginputkan di penampung, selebihnya data akan dilengkapi oleh server.

Pada penampung data tersebut yang perlu diinputkan adalah : Nama, Jenis  Kelamin, NISN, NIK, Tempat Lahir, Tanggal lahir, Nama Ibu kandung dan terakhir Jenis Pendataan. Pada kolom jenis pendataan terdapat pilihan sebagai berikut : Siswa Baru, Pindahan; Naik Kelas, Akselerasi, Mengulang, dan Lanjutan Semester.

Ubah Data

Proses pengubahan data dapat dilakukan dengan cara memilih data atau nama peserta didik hingga grid nama berubah menjadi biru lalu klik [Ubah] atau klik dua kali pada kolom yang akan diubah datanya pada tampilan awal menu peserta didik. Apabila dipilih menu [Ubah] maka akan muncul rincian data peserta didik dengan tampilan sebagai berikut:

Pada aplikasi ini, rincian data peserta didik berada dibawah formulir peserta didik. Pada aplikasi versi sebelumnya rincian peserta didik tersembunyi di menu rincian peserta didik. Rincian data peserta didik terdiri dari tabulasi Prestasi dan Beasiswa. Untuk isi dari tabulasi Prestasi dapat dilihat pada gambar diatas.  

Pada saat ubah data pastikan semua data yang telah diiputkan dengan benar, kalau ada data yang terlewat penyimpanan akan gagal dan harus memperbaiki atau menambah data (pastikan tidak ada tanda merah). Sehingga pada saat validasi data pada menu validasi di halaman beranda tidak muncul error.

Hapus Data

Proses ini adalah proses penghapusan data peserta didik secara permanen. Harap di cek secara teliti untuk penghapusan data dengan cara memilih grid/nama peserta didik secara benar bahwa peserta didik tersebut akan dihapus setelah memilih grid/nama peserta didik hingga berubah menjadi biru silahkan klik tombol [Hapus].

Simpan Data

Proses penyimpanan data dilakukan setelah proses pengisian data selesai dengan cara klik [Simpan].

Validasi Data
Setelah input data siswa selesai, untuk mengetahui masih ada atau tidaknya kesalahan data yang telah kita masukan. Dapat dilakukan dengan langkah seperti pada gambar di bawah ini,

Silahkan anda klik menu "Beranda" yang ada di pojok kanan atas aplikasi, kemudian klik tombol validasi. Apabila pengisian data anda benar, maka akan muncul tampilan jendela seperti gambar di atas. Apabila masih ada pesan kesalahan, segera perbaiki atau tambahkan data.